武汉理工大学图书馆分散采购实施细则 (试行)

武汉理工大学图书馆分散采购实施细则

(试行)

第一章  总则

第一条  为规范图书馆分散采购行为，加强对分散采购工作计划和预算管理，降低采购成本，提高采购效率，加强廉政风险防控，根据《武汉理工大学采购与招标管理办法》及《武汉理工大学分散采购管理办法（试行）》，结合图书馆实际，制定本办法。

第二条  本细则所称分散采购，是指图书馆使用纳入学校预算管理资金，采购《中央预算单位政府集中采购目录及标准》和教育部部门集采范围外、学校集中采购限额标准以下的货物、工程和服务的行为。2万元以下采购为零星采购，不包含在本细则范围内。

第三条  分散采购应遵循公开、公平、公正、注重绩效和集体决策的原则组织实施。

第二章  组织机构及职责

第四条  图书馆党政联席会行使图书馆分散采购工作组职责，负责图书馆分散采购的决策工作。其主要职责为：

（一）全面领导图书馆分散采购工作；

（二）研究图书馆分散采购工作中的重大和特殊事项；

（三）审定图书馆分散采购工作规章制度；

（四）审定评审专家库人选；

（五）研究审议图书馆分散采购需求、预算、立项申请、实施方案和采购合同。

第五条  图书馆分管采购工作负责人作为采购工作分管馆领导。负责组织图书馆办公室实施图书馆分散采购工作，其主要职责为：

（一）组织起草图书馆分散采购工作规章制度；

（二）组织实施图书馆分散采购工作；

（三）负责受理图书馆分散采购工作中的质疑与投诉；

（四）负责督促落实采购合同签订和履约验收工作；

（五）负责图书馆分散采购资料的验收和归档工作；

（六）完成图书馆党政联席会关于图书馆分散采购相关决策的其他工作。

第六条  申购部门是指图书馆分散采购项目申请提出、使用或承办的图书馆内设机构和学院分馆（资料室）。其主要职责为：

（一）负责采购项目的立项申请、预算申报和市场调研；

（二）负责申报采购计划，落实采购预算，并对所申请采购项目的计划和预算的真实性、准确性负责；

（三）起草采购文件、采购通知书、采购公告、成交公告等文件。由申购部门分管副馆长负责审核采购相关文件；

（四）负责采购项目调研并推荐供应商，每个项目推荐3家及以上；

（五）选派采购人代表列席采购项目评审会议，做好评审会议会务工作，完成会议记录，起草评审报告；

（六）负责起草采购合同，完成与供应商签订采购合同工作，完成履约验收；

（七）申购部门应履行的其他职责。

第七条 图书馆分散采购评审专家组由图书馆高级职称（或同等专业水平）的工作人员且从事相关领域工作满 2 年、部门（分馆）负责人和具有中级专业职称（或同等专业水平）且从事相关领域工作满 4 年的工作人员组成；馆外专家具有评审专家经验且从事相关领域工作满 8 年。具体项目的评审专家组成员在图书馆分散采购专家库里随机选派，由3人及以上单数组成，其主要职责为负责分散采购的现场评审。

第三章  方式与程序

第八条  分散采购方式包括：

（一）公开选择供应商；

（二）直接邀请供应商；

（三）直接选择符合要求的供应商；

（四）采招办认定的其他方式。

上述方式可参考政府采购对应方式实施，与政府采购方式不一致的内容应在采购公告及采购文件中明确。

第九条  公开选择供应商是指以发布采购公告的方式邀请非特定的供应商参加采购活动的采购方式。

第十条  直接邀请供应商是指向特定供应商发出书面通知，邀请其参加采购活动的采购方式。由于项目符合下列情形之一，经图书馆党政联席会会议确定，组织实施。

（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

（二）采用公开选择供应商方式的费用占采购项目总价值的比例过大的；

（三）需要实施应急采购，采用公开选择供应商方式所需时间不能满足需要的。

第十一条  直接选择符合要求的供应商是指由于特殊原因只能从唯一供应商处采购，经图书馆党政联席会会议确定，报送采招办备案后组织实施，采招办定期向采购与招投标工作领导小组汇报。

第十二条  分散采购程序如下：

（一）图书馆申购部门提交立项申请，其分管馆领导审核并提交党政联席会决议；

（二）图书馆申购部门向图书馆办公室提交采购项目所需相关文件；

（三）公开选择供应商的采购项目，图书馆办公室在采招办网站发布采购公告。直接邀请供应商及直接选择符合要求的供应商的项目，图书馆办公室通过书面方式邀请相关供应商，直接邀请供应商应保证 3家及以上供应商参与；

（四）图书馆办公室向报名供应商提供申购部门提供的采购文件，供应商提交响应文件。采购文件中应明确成交原则，可以按照质量和服务均能满足采购文件实质性要求且报价最低原则确定成交供应商，也可以对供应商的报价、技术和商务响应情况进行综合比较和评价，确定成交供应商；

（五）图书馆组织不少于 3 人的评审小组，根据采购文件中规定的成交原则开展评审，确定成交供应商和成交结果，并填写评审记录。评审全程应录音录像，留存备查；

（六）公开选择供应商的采购项目，图书馆申购部门于评审结束3个工作日内向办公室提交成交结果公告文件，办公室于评审结束后的 5 个工作日内在采招办网站发布成交结果公告。其余分散采购项目，图书馆申购部门于评审结束3个工作日内向办公室提交成交结果公告文件，办公室于评审结束后的5个工作日内在图书馆网站发布成交结果公告。

第十三条 分散采购项目评审会议参会人员一般应包括工作人员、评审专家组和列席人员。工作人员包括：图书馆办公室代表（办公室主任或成员）、申购部门采购人代表，其中：采购人代表 1-2人，由申购部门选派，一般为申购部门负责人和分管领导。评审专家组由3 人及以上单数评审专家组成，由图书馆采购专家库随机产生。党总支选派1名负责纪检监督工作的人员列席。

第十四条  在发布采购公告和成交公告期间，如报名供应商提出质疑，由图书馆办公室统一组织回复。质疑内容与提供的前期资料有关的，由申购部门负责解释；质疑内容与采购程序有关的，由图书馆办公室负责解释。

第十五条  因质疑、投诉或排名第一的成交候选人放弃等原因导致成交结果发生变化的，该项目的后续工作由图书馆办公室同申购部门共同商议后，报图书馆党政联席会确定。

第十六条  采购全过程文件材料应当妥善保存并及时归档，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

第四章 合同签订及验收

第十七条  申购部门负责与成交单位共同起草采购合同。合同内容不得对采购文件和成交供应商递交的响应文件做实质性的修改。

第十八条  合同的审批流程：由申购部门负责人提交合同初稿，申购部门分管领导审核，经费主管领导批准。

第十九条  合同要求明确技术参数（服务要求）、单价、数量、总价、付款方式、交货地点及时间等。服务类合同需要明确服务时限、内容、要求、补充条款等。甲乙双方负责人签字、日期、公章（骑缝章）应完整。

第二十条  采购合同签订后，双方当事人均应按照合同约定履行各自的义务，不得擅自变更、中止或者终止合同。

第二十一条  图书馆申购部门在合同签订后3个工作日内，将采购项目信息（包括但不限于采购人姓名、职工号、项目名称、经费来源、评审时间、采购方式、项目预算、成交金额、成交单位信息等）提交分管馆领导审核。图书馆办公室在合同签订后 5 个工作日内，将申购部门提交的采购项目信息录入学校分散采购管理系统。

第二十二条  在合同履行中，如需追加与合同标的相同的货物或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十且在图书专项分散采购限额以下。

第二十三条  采购标的物交付后，申购部门应严格按照学校验收相关规定和合同约定的条款组织履约验收。

第五章 档案管理

第二十四条  图书馆分散采购档案由图书馆分散采购申请表、采购文件、采购通知书、采购公告截图、供应商响应文件、专家产生记录表、评审会议签到表、项目评审报告、成交通知书、成交公告截图、采购合同、验收及支付凭证等组成。由申购部门负责整理全套档案，装订成册后提交图书馆办公室验收、归档。

第六章 监督与纪律

 第二十五条  参与图书馆分散采购工作的相关人员应遵守国家法律法规，按规定权限、程序开展工作，坚持原则，廉洁自律，保守秘密，主动接受监督。

第二十六条  图书馆分散采购项目的全过程应接受图书馆纪检监督和检查。

第二十七条  任何部门和个人可对图书馆分散采购工作中的违法违规行为进行检举、投诉，图书馆办公室接到检举、投诉应及时受理。

第二十八条  参与图书馆分散采购工作的相关人员在实施采购活动中有下列行为之一的，应当承担相应责任：

（一）与供应商有利害关系，应主动申请回避而未回避的；

（二）以不合理的条件限制、排斥符合条件的供应商，对符合条件的供应商实行歧视待遇或限制供应商之间竞争，或者指定供应商的；

（三）与供应商或者评审专家恶意串通，在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益，在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况，泄露获取采购文件潜在供应商名称、数量和项目评审情况等保密内容的；

（四）影响干预采购工作，使采购工作未按本细则规定方式、范围、标准、程序进行的；

（五）其他违反相关法律法规和本细则行为的。构成违纪的，由学校相关部门依纪依规进行党政纪处分；涉嫌违法犯罪的，移交有关国家机关依法追究法律责任。

第七章  附则

第二十九条  本办法由图书馆负责解释。未尽事宜按国家、学校有关法律法规及规范性文件执行。国家、学校有新规定的，从其规定。

第三十条   本细则自发布之日起施行，之前发布的所有相关工作规定，凡与本办法不一致的，按照本细则执行。

第三十一条  其他未尽事宜按《武汉理工大学分散采购管理办法》（试行）规定执行。