档案馆分散采购管理办法

档案馆分散采购管理办法

第一章 总则

第一条 为规范档案馆分散采购工作，健全内部采购管控机制，提高资金使用效益，防范廉政风险，依据《武汉理工大学分散采购管理办法（试行）》等学校制度，结合档案馆实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于档案馆使用学校预算资金组织实施，采购金额未达到学校集中采购限额标准的采购项目。

第三条 档案馆分散采购工作遵循公开、公平、公正和注重绩效的原则，维护学校及采购各方合法权益。

第二章 组织与管理

第四条 档案馆设立采购工作组，统筹全馆分散采购工作。采购工作组由档案馆领导班子成员及内设机构负责人组成，组长为档案馆馆长。

采购工作组主要职责：审定采购立项、组建评审小组、统筹采购实施、开展自查监督，以及协调处理采购异议。

第五条 按项目单独组建评审小组。评审小组人数为不少于3人的单数，由档案馆领导班子成员、纪检工作负责人、相关内设机构负责人等人员组成。评审小组随项目完成自动解散；人员如在项目评审期间发生变动，须及时调整。

评审小组主要职责：开展采购评审、出具评审意见。

第六条 落实采购相关岗位分离制度。需求申报、采购经办、评审定标岗位相互分离，严禁一人包办采购全流程。业务科室根据需要提交采购需求，综合办公室负责编制采购文件、发布采购公告、管理采购资料等采购实施工作，评审小组独立开展项目评审。

第三章 采购范围与禁止情形

第七条 档案馆分散采购包含货物类、服务类、零星工程类：

（一）货物类：档案专用设备、办公设备、档案工具器材，以及档案耗材、办公用品等；

（二）服务类：档案数字化，档案整理、修裱、著录，设备维保，宣传物料设计制作等；

（三）零星工程类：馆舍修缮、线路检修、设施维护改造等。

第八条 严格执行学校分散采购限额标准，仅对未达到学校集中采购、公开招标限额的项目实施分散采购。严禁拆分项目规避采购流程、虚假比价、串通报价、暗箱操作、虚假采购。

第九条 不得以不合理的条件排斥、歧视潜在供应商，不得无正当理由拒绝签订合同或者提出额外附加条件，不得与成交供应商订立背离采购文件和响应文件实质性内容的协议。

第四章 采购方式与实施流程

第十条 分散采购方式包括：

（一）公开选择供应商；

（二）直接邀请供应商；

（三）直接选择符合要求的供应商；

（四）学校采招办认定的其他方式。

公开选择供应商为主要采购方式。直接邀请供应商、直接选择供应商的适用条件、备案要求严格执行学校制度规定。直接邀请供应商应当保证3家及以上供应商参与。

第十一条 分散采购流程如下：

（一）需求申报：业务科室提交采购需求；

（二）立项审核：采购工作组审核采购需求的必要性、合理性、预算合规性，审核通过予以立项，确定采购方式及实施要求；

（三）组织采购：综合办公室按照审定方案开展供应商遴选、收集报价等采购实施工作，项目评审小组开展评审，评审全程录音录像，完整记录评审过程；

（四）结果公示：按学校相关规定进行公示，公示无异议后确认采购结果；

（五）合同签订：按照学校合同管理相关规定签订书面采购合同，并录入学校分散采购管理系统。

第五章 内控管理与风险防控

第十二条 严格执行“先预算、后采购”，无预算、超预算项目不得实施采购；专款专用，严控采购成本，杜绝超标准采购与铺张浪费，定期核对预算执行情况。

第十三条 建立档案馆合格供应商名录，对供应商资质、履约情况实施动态管理。优先选用资质齐全、信誉良好、售后完备的供应商。严禁与失信、无资质、有不良履约记录的供应商开展合作；严禁工作人员私下指定供应商、收受礼品礼金、谋取不正当利益。

第十四条 严格执行回避制度，与供应商存在利害关系的工作人员应当主动回避。常态化开展岗位廉政教育，梳理采购岗位风险点，落实风险防控措施。

第十五条 采购工作相关人员自觉接受学校纪委监察处、审计处、采招办等部门的监督，档案馆纪检工作人员全程参与分散采购评审工作。采购相关人员出现流程缺失、资料造假、拆分规避采购、虚假采购、徇私舞弊等违规行为的，档案馆依规追究岗位责任；造成学校资金损失或不良影响的，移交学校相关部门处理；涉嫌违法的，移交司法机关。

第六章 附则

第十六条 本办法未尽事宜按国家有关法律法规及学校相关制度执行。

第十七条 本办法由档案馆负责解释，根据学校制度更新及本馆实际适时修订。

第十八条 本办法自发布之日起施行。

档案馆

2026年9月30日